Cinco números, uma reunião, nenhuma surpresa

Numa empresa que acompanhamos, a reunião mensal de resultados durava três horas e meia. Vinte e três indicadores no painel, cada diretor apresentando os números da própria área, perguntas educadas, nenhum desconforto.

No fim do ano, ninguém conseguia dizer com exatidão o que aquelas doze reuniões tinham decidido.

Não faltava disciplina. Faltava filtro, e um dono para cada resposta. Reunião que trata tudo como prioridade não decide nada; ela informa.

O erro que parece rigor

Quanto mais números na pauta, menor a chance de qualquer um deles virar decisão. Vinte e três indicadores dividem a atenção da sala em vinte e três fatias finas demais para sustentar uma pergunta difícil.

A reunião vira relatório lido em voz alta. E relatório lido em voz alta não precisa de sala, precisa de e-mail.

A conta

Voltamos à pergunta que atravessa esta coluna: quanto tempo leva entre o número mudar e alguém decidir algo por causa dele?

LTI = data da decisão − data em que o número mudou

Um exemplo torna a conta concreta. A queda de margem apareceu no fechamento de fevereiro, no começo de março. A decisão de mexer no preço saiu em vinte de maio. Setenta e oito dias de latência, com o problema conhecido desde o primeiro relatório.

Não conhecemos referência de mercado consolidada para esse intervalo, então usamos a nossa: até 45 dias, saudável. De 45 a 90, atenção. Acima de 120, o número virou paisagem: está no relatório, ninguém age, e a reunião já aprendeu a conviver com ele.

Uma pauta de vinte e três números garante latência alta para quase todos. Não porque ninguém trabalhe, mas porque o tempo da sala, dividido em vinte e três, não sobra para nenhum.A reunião que sobrevive

O desenho que funciona é mais estreito do que parece confortável: uma hora, uma vez por mês, com data fixa marcada para o ano inteiro. Ninguém remarca porque surgiu um imprevisto; se surgiu, ele entra na pauta, não cancela a pauta.

Cinco números. Não vinte e três.

Os cinco que, se mudarem, mudam uma decisão real, e não os cinco mais fáceis de medir.

Os outros dezoito não desaparecem. Continuam sendo medidos, continuam no painel e continuam sendo acompanhados por quem responde por eles. O que eles deixam de ocupar é a hora em que a empresa decide.

Cada número tem dois nomes ao lado, nunca um só: quem apresenta e quem confere. E os dois nunca são a mesma pessoa. É o mesmo princípio das três mãos: separar quem gera a informação de quem valida se ela pode ser levada a sério.

A ata que decide

O ponto em que a maioria das reuniões mensais falha não é a apresentação.

É o depois.

Um número sai da faixa; todos concordam que é preocupante, a reunião segue para o próximo item, e três meses depois, o mesmo número aparece de novo, preocupante do mesmo jeito.

A regra que resolve isso é simples de enunciar e desconfortável de aplicar: toda variação fora da faixa sai da sala com uma linha na ata, com o nome de quem decide e o prazo em que decide. Ou sai com a decisão explícita de não fazer nada por enquanto, também com nome, também com prazo de revisão.

Ata sem nome e sem prazo é a forma mais educada de não decidir. Ela registra que o assunto foi tratado sem registrar que alguém é responsável por ele. E assunto sem responsável simplesmente volta, mês após mês, com o verbo no particípio: está sendo monitorado.

O prumo

Um prumo não vota. Ele não pergunta a opinião da parede antes de apontar para baixo.

Uma reunião com cinco números, dois nomes por número e ata com prazo funciona pelo mesmo motivo: ela para de perguntar o que a sala acha e passa a registrar o que a sala decidiu. A diferença entre as duas coisas é o motivo pelo qual a maioria das reuniões mensais dura três horas e meia e não muda nada.